Por: Jim Szafranski

El cambio al trabajo híbrido significa más reuniones virtuales. Actualmente, las personas pasan un promedio de 10 horas semanales en reuniones virtuales — y la mayoría de estas reuniones no son interesantes. A muchas personas les resulta difícil contribuir sin las señales del lenguaje corporal que observarían en persona. Estos desafíos pueden ser incluso más difíciles para los introvertidos, que prefieren conversaciones en persona donde las pausas son más fáciles de leer y les dan más tiempo para contemplar sus pensamientos.

Los gerentes pueden usar los siguientes consejos para ayudar a que las reuniones virtuales sean más colaborativas y divertidas para los participantes:

— REPENSAR LA ESTRUCTURA DE SUS REUNIONES: Construya y comparta la agenda de su reunión con un par de días de antelación. Estructúrela como una línea de tiempo que incluye los temas clave que cubrirá y cuándo se tratarán. Su equipo, en la oficina y a distancia, tendrá una comprensión más clara de lo que pueden esperar y podrán prepararse adecuadamente. También le da a las personas que quizá no puedan hablar, o que no podrán asistir, la opción de enviar sus pensamientos por adelantado.

— CANALIZAR SU LECTOR DE NOTICIAS INTERNO: Los grandes presentadores se involucran con su contenido y no usan presentaciones aburridas y estáticas. En las reuniones virtuales, los gráficos y otras imágenes pueden llegar muy lejos. En lugar de indicar simplemente un dato durante la presentación, comparta un gráfico o una imagen y señale la información que desea resaltar. La mayoría de las aplicaciones de videollamadas permiten compartir su pantalla y presentar simultáneamente. Puede ajustar el diseño para que su imagen sea visible junto a los datos que presenta. Usar imágenes de esta manera llevará a su audiencia a una experiencia más profunda.

— HACER QUE LAS REUNIONES SEAN MÁS INCLUSIVAS: Si usted está dirigiendo, evite hacer preguntas dirigidas a “la sala”, ya que esto probablemente cosechará el aporte de un grupo selecto de colaboradores extrovertidos o personas que ya están familiarizadas con el tema. Por el contrario, diríjase a compañeros de equipo específicos al plantear una pregunta y anime a la gente a “pasar el micrófono” de la misma manera a otros asistentes. Esta práctica puede alentar respuestas de las voces menos escuchadas. En última instancia, mientras más perspectivas diversas pueda perfeccionar, más ideas reunirá.

— ADOPTAR LAS GRABACIONES DE VÍDEO ASINCRÓNICAS: Si quiere experimentar con un enfoque más radical, pruebe a dejar que su equipo decida si es necesaria una reunión de video en vivo. Tal vez usted puede abordar el tema que está discutiendo o el problema que está tratando de resolver a través de mensajes de vídeo asincrónicos, compartidos por correo electrónico. Una estrategia como esta podría beneficiar a equipos globales ubicados en varias zonas horarias. Una vez que su equipo comprenda que usted sólo programará videoconferencias cuando sea completamente necesario mantener una conversación en directo, inevitablemente se tomarán ese tiempo más en serio. La gente tendrá más posibilidades y ganas de participar en reuniones que requieran su asistencia.

Podemos esperar que el video siga siendo el centro de colaboración en la experiencia digital de los empleados. Como gerente, aproveche las tecnologías emergentes para crear formas más efectivas para que su equipo se conecte. Busque que sus reuniones híbridas sean espacios virtuales donde la gente realmente quiera contribuir a la discusión.